Tener baja o ninguna exactitud en el registro de inventarios genera una serie de complicaciones en las empresas que requieren mantener existencias de productos para atender las demandas de sus clientes.
¿A qué se denomina Exactitud en el Registro de Inventarios, ERI?
Exactitud de inventarios se refiere a un índice que mide la exactitud de los registros de inventarios.
Por ejemplo:
Total de registros exactos sobre el total de registros. La empresa tiene 1,000 registros de productos y en el inventario del mes pasado se detectaron 10 ítems con problemas, por lo tanto el ERI será del 90%.
Esto significa que, a mayor número de registros exactos en el inventario, mayor será nuestro índice de exactitud en el registro de inventarios.
¿Qué problemas están relacionados con la falta de exactitud en la ERI?
Les explico esta situación con dos ejemplos:
- Faltante: Si la cantidad registrada en existencia es mayor a la cantidad que existe físicamente, su empresa puede tener lo que se denomina quiebre de inventarios al no poder responder los requerimientos de sus clientes y perder la oportunidad de abastecerse adecuadamente.
- Sobrante: En este caso, la cantidad registrada en existencia es menor a la que realmente existe, su empresa muestra una debilidad en los controles, puesto que, probablemente no se registró una entrada de productos o se registró una venta de productos solo a nivel lógico (sistema) pero todavía no se ha despachado el producto. De manera que podemos decir que la información de la trazabilidad no es confiable. Inclusive, podría darse el caso de que se adquiera más productos de lo que realmente se necesita al no tener información confiable.
¿Cómo detectamos los auditores si las compañías tienen un problema de exactitud en el registro de Inventarios?
Para realizar esta verificación, los auditores financieros en la etapa de planificación (NIA 315) siempre debemos evaluar el riesgo de que los sistemas de control que poseen los entes que auditamos fallen y no respalden la integridad en los procesos de ingreso, registro y salida de inventarios.
Como auditores financieros esperamos que los inventarios existan, que se muestren en las condiciones que se estiman que deben estar presentados. Esperamos que se haya procesado adecuadamente y de acuerdo a los procedimientos establecidos por el ente que auditamos.
¿Qué asuntos deben observar los auditores en Inventarios?
Los auditores estamos en la búsqueda de “historias” para validarlas o rechazarlas cuando completemos las pruebas correspondientes.
Por ejemplo, al realizar una prueba de recorrido en el rubro de inventarios nos interesan observar estos temas:
· Excesiva cantidad de inventarios. A mayor cantidad de inventario mayores necesidad de espacio, de controles, de requerimiento de financiamiento y posibilidades de daño del producto.
· No se encuentran los inventarios que el sistema indica que si existen. Esta situación habla muy mal de la trazabilidad y seguramente complica las operaciones de manipulación de inventarios.
· Se observan productos en mal estado que no se reportan como tal en el sistema. El sistema no reporta las novedades del inventario, por lo tanto, la información no es confiable.
· Gran cantidad de producto que regresa por despacho con errores. Si hay muchas devoluciones podemos decir que hay un problema en el proceso.
· Gran cantidad de transferencias entre bodegas a nivel lógico y no a nivel físico. Cuidado y puede deberse a creativas formas de cubrir faltantes.
· No cuadran los conteos físicos con los sistemas de control. Es importante conocer con anticipación el nivel de error que podemos aceptar sobre la totalidad de ítems de nuestro inventario.
¿Qué factores inciden en la exactitud en el registro de inventarios?
Los problemas en las empresas tienen varias causas debido a:
- Las personas
- Las máquinas que se utilizan
Los materiales que se consumen
- Los métodos de trabajo o procesos
- Las medidas técnicas
- El ambiente en el que se labora
Aplicando la técnica de Ishikawa podríamos estimar que la exactitud en el registro de inventarios está directamente relacionada con algunos de los siguientes factores:
· La productividad de las personas que laboran en el proceso
· Maquinarias y herramientas que no contribuyen suficientemente a la integridad del proceso
· El sistema de almacenamiento que se utilice dentro de la bodega.
· La optimización de espacio y organización de perchas
· Las medidas no adecuadas para manipular los productos
· El ambiente que no es el ideal para la operación.
¿Cómo obtenemos el dato del índice de Exactitud en el Registro de Inventarios?
Para esto, primero debemos realizar un inventario físico con participación de Auditoria Interna especializada en Control de Inventarios. De ahí demos aplicar un programa de seguimiento.
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Recomendación
De acuerdo a lo anterior, para saber si nuestro proceso es confiable debemos realizar pruebas de auditoria.
Debemos tomar un inventario físico de inicio para identificar las causas de los problemas
Después debemos ordenar las causas solucionables de los problemas en inventario clasificadas por:
· Capacitación y/o motivación
· Mejora de procesos
· Mejores equipos técnicos de almacenamiento y logística
· Nueva infraestructura
RECUERDE:
La exactitud en el Registro de Inventarios requiere Disciplina.
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Todo inicia con un gran inventario y se mantiene con un Conteo cíclico.
Existen muchos temas más que se deben analizar para solucionar los problemas relacionados con la Exactitud en el Registro de Inventarios ERI. Sugerimos que revises nuestro Curso Online.
