Los tipos exactos de información registrada para un activo fijo variarán según el negocio, lo que significa que es posible que sea necesario ajustar el procedimiento.
El siguiente procedimiento de muestra está diseñado para el registro de un activo de fabricación.
Crear registro
Cree un nuevo registro para el activo y asígnele el siguiente número de registro secuencial.
Si se está grabando en un sistema informático, el software le asignará el número de registro. Si no, el contador de activos fijos lo hará.
Escribe una descripción
Describa el activo en una oración. Si este activo es similar a otros activos de la empresa, use el mismo formato de descripción. De lo contrario, considere usar una descripción proporcionada por el fabricante.
Introduzca el número de etiqueta
Indique el número en la etiqueta proporcionada por la empresa (si corresponde) adherida al equipo. Si no se usó ninguna etiqueta, ingrese «Sin etiqueta».
Introduzca el número de serie
Introduzca el número de serie proporcionado por el fabricante en el equipo. Si no puede encontrar el número de serie, comuníquese con el fabricante para averiguar dónde debe ubicarse. Si no hay un número de serie, ingrese «Sin número de serie».
Tenga en cuenta la ubicación de los activos
Tenga en cuenta la ubicación del activo. Siempre que sea posible, especifique la ubicación al menos por edificio, y preferiblemente por habitación. Si se encuentra en el área de producción, especifique el centro de trabajo en el que se encuentra.
Asignar responsabilidad
Indique el nombre o al menos el título del cargo de la persona que es responsable del activo.
Registre la fecha de adquisición .
Indique el mes y año en que el bien estuvo listo para su uso previsto, y si a esa fecha fue efectivamente utilizado.
Ingrese el costo
Ingrese el costo capitalizado inicial total del activo. Esto debe coincidir con el monto registrado en el libro mayor o diario de activos fijos para el activo. No use el monto que figura en la factura del proveedor, ya que se pueden haber agregado otros costos. Este paso supone que el software de activos fijos no tiene información conectada directamente desde el libro mayor o el diario de activos fijos.
Asignar a clase de activo
Asigne el activo a una clase de activos comparando sus características con las clases de activos estándar utilizadas por la empresa. En caso de duda, revise los activos relacionados para determinar las clases a las que fueron asignados. Este es un paso importante, ya que las vidas útiles y los métodos de depreciación con frecuencia se asignan automáticamente, según la clase de activo.
Entrar en vida útil
Si el sistema no asigna automáticamente una vida útil en función de la clase de activo, indique la vida útil.
Aprobar registro
Haga que el controlador revise y apruebe el archivo. Corrija cualquier problema señalado por el revisor.
Guarda el registro
Si la información se registra en un sistema completamente manual, almacénela por clase de activo y luego por número de registro en los archivos de registro de activos fijos.
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